（1）在數據清單中選定需要排序的各行記錄；

用戶如在會計年度初建賬，只需將各個會計科目的期初余額錄入到系統中即可；用戶如在會計年度中建賬，則除了需要錄入啟用月份的月初余額外，還需錄入本年度各會計科目截止上月份的累計發生額。系統一般能根據本月月初數和本年度截止上月份的借、貸方累計發生數，自動計算出本會計年度各會計科目的年初余額。

單據核銷主要用于建立付款與應付款的核銷記錄，加強往來款項的管理，同時核銷日期也是賬齡分析的重要依據。